Politique sur la protection de la vie privée

Les Services à l’enfance Andrew Fleck (SEAF) se sont toujours engagés à protéger les informations personnelles de leurs clients, partenaires et autres parties prenantes. Depuis le 1 er janvier 2004, les organisations sous réglementation provinciale qui recueill ent, utilisent et divulguent des renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Les SEAF ont élaboré la politique sur
l a protection de la vie privée suivante afin d’assurer leur conformité à la LPRPDE et à témoigner aux individus de notre engagement continu envers la protection de leurs renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’une information personnelle?

L’information personnelle désigne toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, concernant une personne identifiable. Elle inclut tout type d’information telle que l’adresse courriel d’une personne, ses allergies alimentaires, son âge, son adresse, etc. Elle n’inclut pas le nom, ni le titre, ni l’adresse et le numéro de téléphone au travail d’un(e) employé(e) d’une organisation.


Qui est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par les SEAF?

Le (la) directeur(trice) général(e) des SEAF est l’agent responsable de la protection de la vie privée de l’agence et il (elle) est responsable d’assurer sa conformité à la LPRPDE et à la présente politique sur la protection de la vie privée. D’autr es personnes, telles que les gestionnaires de programme et autres membres du personnel, peuvent agir à titre de personnes déléguées et agir au nom de l’agent responsable de la protection de la vie privée ou être tenue responsable, de temps en temps de la c ollecte, de l’utilisation et de la divulgation d’informations personnelles.


Pourquoi les SEAF recueille-il ou utilise-il des renseignements personnels?

Les SEAF s’engagent à fournir des services de garde, du soutien et de l’information de haute qualité, sûrs et inclusifs pour répondre aux divers besoins des familles et des enfants en matière de services de garde d’enfants et de la petite enfance. Dans le cadre de leur mission, les SEAF recueillent, utilisent et divulguent des informations personnelles aux fins suivantes

Prestation des services
  • déterminer l’admissibilité à nos programmes et services;
  • évaluer les besoins de chaque enfant et s’assurer que leurs besoins sont satisfaits;
  • assurer la santé et la sécurité de tous les enfants qui participent à nos programmes et services;
  • identifier les enfants et leurs familles (« clients ») qui utilisent les services offerts par les SEAF;
  • assurer que nous communiquons avec le parent/tuteur respectif de chaque enfant sous notre responsabilité;
  • aider à placer les enfants dans des services de notre programme de garde d’enfants en milieu familial;
  • faire la promotion de nos nouveaux services et programmes et nos services et programmes existants auprès de nos clients;
  • aider les Services d’inclusion pour jeunes enfants (SIJE) à déterminer le type de soutien dont les enfants admissibles peuvent bénéficier;
  • élaborer, mettre en œuvre et surveiller les stratégies visant à répondre aux besoins des enfants admissibles au programme SIJE;
  • fournir aux familles, de l’information et des références sur les services de soutien communautaire à Ottawa;
  • assurer une communication en temps opportun avec les parents/tuteurs, les responsables de garde, nos partenaires communautaires des services de garde d’enfants, les organismes d’aiguillage et le personnel des SEAF.
Administration
  • administrer nos programmes et services (p. ex. feuille de temps, rapports de présence, etc.);
  • percevoir le paiement pour les services fournis;
  • vérifier les qualifications des candidats et leur aptitude à fournir des services de garde d’enfants;
  • faciliter le recrutement d’assistants de programme pour les enfants ayant des besoins spéciaux;
  • vérifier les qualifications et l’aptitude des candidats bénévoles;
  • distribuer des subventions municipales limitées pour les enfants ayant un handicap.
Production de rapports
  • générer des statistiques sur les services et les programmes fournis par les SEAF;
  • générer des statistiques sur les besoins des familles en matière de services de garde d’enfants à Ottawa;
  • générer un rapport sur l’utilisation des subventions de garde d’enfants à l’intention de la Ville d’Ottawa.
Autres
  • entreprendre périodiquement des activités de collecte de fonds en vue d’améliorer les programmes et services destinés aux enfants et aux familles;
  • répondre aux exigences légales, réglementaires et contractuelles des services et programmes fournis par les SEAF.

Les SEAF divulguent-ils des renseignements personnels?

Les SEAF divulguent des informations personnelles aux parties suivantes :

  • les responsables de garde en milieu familial (avec le consentement des parents) pour leur permettre de fournir des services aux enfants sous leur responsabilité et afin d’assurer la santé et la sécurité de ces enfants;
  • les programmes de services de garde d’enfants qui collaborent avec les SIJE (avec le consentement des parents) pour élaborer des plans de soutien individuel et des plans de service en équipe pour les enfants admissibles;
  • les institutions fournissant des services de paie et des services bancaires aux SEAF;
  • les auditeurs;
  • les tiers responsables du traitement des données de l’agence (p.ex. : soutien du matériel informatique et logiciel).

À moins de dispositions contraires spécifiées par la loi, les SEAF ne divulguent actuellement aucune information personnelle dont ils ont la gestion, à d’autres parties. Ils n’échangent, ni ne vendent, ni ne troquent, ni ne donnent les informations de leurs clients à qui que ce soit. À l’avenir, s’il s’avère nécessaire que les SEAF divulguent de telles informations, ils ne le feront qu’avec le consentement exprès des personnes concernées.


De quelle manière les personnes accordent-elles aux SEAF leur consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs informations personnelles?

Lorsque les familles font appel aux services des SEAF, elles fournissent leurs informations personnelles expressément par le biais d’un processus d’inscription/d’orientation. Les SEAF n’ont alors accès qu’aux informations personnelles fournies par leurs clients qui sont requises pour atteindre les objectifs de leur mission mentionnée précédemment. Les clients peuvent retirer leur consentement à tout moment moyennant un préavis raisonnable, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Veuillez noter, cependant, qu’en raison de nos obligations légales et réglementaires, le retrait du consentement peut affecter notre capacité à continuer de fournir les services que les clients recevaient ou qu’ils souhaitent recevoir.


Quelle quantité d’informations personnelles les SEAF recueillent-ils, utilisent-ils ou divulguent-ils?

Les SEAF recueillent, utilisent et divulguent uniquement les informations personnelles dont ils ont besoin pour remplir les objectifs de leur mission mentionnée précédemment.


Combien de temps les SEAF conservent-ils les informations personnelles?

L’AFCS conserve toute information personnelle conformément aux exigences des organismes législatifs tels que la Loi sur la garde d’enfants et la petite enfance et l’Agence du revenu du Canada.


Les informations personnelles collectées, utilisées et divulguées par les SEAF sont-elles exactes?

Les SEAF mettent tout en œuvre pour s’assurer que les informations personnelles qu’ils recueillent, utilisent et divulguent sont aussi exactes et actuelles que possible pour atteindre les objectifs de leur mission mentionnée précédemment. Si les informations personnelles d’une personne doivent être modifiées, la personne doit simplement communiquer avec les SEAF pour effectuer la correction. Lorsqu’un fichier n’est plus nécessaire, soit il est détruit, soit tous les identifiants personnels sont supprimés afin d’éviter une divulgation accidentelle.


Dans quelle mesure les informations personnelles conservées de manière sûre par les SEAF ?

Les SEAF s’engagent à garantir la protection des informations personnelles dont ils ont la gestion, contre tout accès non autorisé, divulgation accidentelle ou vol. Cette protection est assurée grâce à l’utilisation de pare-feu dans le système informatique, de mots de passe pour protéger les bases de données, de courriels cryptés, de classeurs verrouillés et à l’accès limité dans certains espaces de travail. Seul l’agent de la protection de la vie privée et les personnes déléguées ont accès aux informations personnelles


Comment en savoir plus sur la politique sur la protection de la vie privée des SEAF?

Les versions révisées de la politique sur la protection de la vie privée des SEAF seront affichées sur le site Web des SEAF à l’adresse www.afchildrensservices.ca. Des copies papier de la présente politique sont également disponibles au siège social des SEAF et il est possible d’en faire la demande en communiquant avec l’agence à l’adresse suivante :

Les Services à l’enfance Andrew Fleck

700, avenue Industrial, bureau 600

Ottawa (Ontario) K1G 0Y9

Téléphone :    613-736-5355

Télécopieur : 613-736-8378

Courriel:       admin@afchildrensservices.ca


Comment peut-on avoir accès à ses propres renseignements personnels détenus par les SEAF?

Tous ont le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient et contrôle les SEAF. Ils ont aussi le droit de savoir si leurs renseignements personnels ont été divulgués à des tierces parties. Si une personne veut avoir accès à ses renseignements personnels, elle doit communiquer par écrit avec les SEAF à l’adresse postale ou électronique indiquée ci-dessus. Les SEAF se réserve le droit d’imposer des frais raisonnables pour la copie de ces renseignements.


Comment peut-on faire des commentaires sur les renseignements personnels détenus par les SEAF?

Si une personne souhaite formuler une plainte liée à la politique sur la protection de la vie privée des SEAF, elle peut en faire part à l’agent de protection de la vie privée à l’aide des coordonnées indiquées ci- dessus. Si l’agent de protection de la vie privée est incapable de résoudre le problème, la personne peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par courriel à l’adresse www.privcom.gc.ca ou par courrier à l’adresse :

112, rue Kent
Ottawa, Ontario
K1A 1H3

Téléphone : 613-995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : 613-947-6850

The English version of this Privacy Policy is also available.